학원을 하게되면 행정관청인 교육청에서 요구하는 각종 서류양식이 있다.

그리고 학원에서 필요로 하는 자료도 있지만, 많은 학원이나 교습소에서는 회피하여 교육청 지도 단속에 적발 되는 경우가 있다.

많은 돈이 들어가는 것도 아니고, 서류 기록에 힘이 들지도 않느데 준비하지 않는것은 문제가 있다.

그리고 각종 서식들이 실지로 학원을 운영하는데 있어서 긴요하게 쓰이고 있다.

 다만 학원장들이 학원운영을 구멍가게식으로 운영하다보니 사용하지 않지만, 체계적이고 과학적으로 운영하려면 꼭 필요로 하는것이다.

  1. 교육청 필수 비치서류 교육청에서 행정지도시 꼭 점검하는 항목이다.

서류작성을 안하게 되면 경고와 벌점을 받게 된다.

가. 영수증 이 영수증은 수강료 납부 영수증이다. 수강료를 받게되면 영수증을 써주게 된다. 그리고 잘라낸 영수증 원부를 보관하는 것이다.

출석부와 영수증과 금전출납부의 수입과 맞아야 한다.

 그리고 일부이긴 하지만 영수증을 학부모에게 발급 안하면 차후에 수강료 납부 문제로 시비가 일어나는 경우도 있다.

 이럴때 영수증이 증거물로서 활용된다.

 예전에는 수강료를 봉투에 넣어서 학생편에 보내오면 돈만 받고 봉투에 납입 일자 기록으로 그만이엇지만

 지금은 영수증 발급을 해야하고 많이들 하고 있다. 심지어 어떤 학생은 수강료를 봉투에 넣어서 며칠이고 가지고 다니는 경우도 있다.

영수증 작성은 하지만, 학부모와의 확실한 금전 거래 방법이다.

나. 출석부 교육청 양식이 있지만 출판사에서 제공하는 출석부도 인정해준다.

 그러나 교육청이나 세무서에 학생수를 정상적으로 신고하지 않은 경우 문제가 생길수가 있다.

 기록방법은 출석, 결석 체크이므로 간단하다.

  다. 수강생 대장 학생들의 주소등 인적사항을 기록하는 서류이다.

 교육청 양식이 있다. 신입생 등록일자와 퇴원일자 기록도 한다.

라. 금전출납부 교육청 양식이 있지만, 일반 문구점의 금전출납부도 사용 가능하다. 수입과 지출시 필히 영수증 첨부가 되어야 한다.

 임대료 지불이나 강사 월급 지급시도 영수증 첨부가 필요하다. 수입은 수강료의 한 종목이지만,

 지출은 임대료, 강사월급, 각종 공과금, 비품구입, 시설보수비, 각종 보험비, 차량운영비 등 학원 운영에 들어가는 여러가지 비용을

 영수증과 함께 기록한다. ※위의 4가지 서류양식은 교육청에서 요구하는 필수 서류이다.

  2. 학원운영자료 교육청에서 요구하지는 않지만, 학원 경영자로서 필요로 하는 서류이다.

 학원장 개개인의 특성에 따라 직접 고안해서 사용하기도 하고 구입해서 사용하기도 한다.

그러나 얼마나 학원 운영에 도움을 주느냐가 중요하다.

  가. 입학원서 학원에 필요로 하는 내용으로 구성하여 사용하면 된다. 일부에서는 아예 입학원서 작성도 하지않는 경우도 있다.

사실 대부분 소형학원의 영세성은 학원장들의 이런 무성의한 태도에도 있다.

 모두다 원장 개인의 머리속에 넣어두고 있으니 체계적 학원 운영은 힘들기 마련이고 학원의 발전은 어려워 지는 것이다.

  나. 수업 스케줄표 가장 많이 사용하는 것은 출판사에서 나누어주는 수업스케줄표 사용이다.

 너무 형식적으로 구성되어 있지만, 공짜이고 사용하기에 간편하여 많이 사용하고 있다.

수업스케줄표는 매월 단위나 분기단위의 수업평가서 등이 있다. 열심히 하는 학원에서는 매월 자체적으로 양식을 만들어서 사용하고 있다.

일률적으로 매월 말일에 보내는 방법이 있고 수강료 납부일에 맞추어서 회비봉투와 함께 보내는 방법이 있다.

수업스케줄표 사용은 학부모에게 학원 수업을 공개하고 진도 과정을 알려주는데 있다. 좀더 쳬계적인 교육을 필요로 한다.

다. 수강료 인상안내 학년이 바뀌는 시점이나 시수가 늘어나면 수강료가 인상된다.

 이럴때 사용한다. 대개 말로서 하고 있지만, 일정한 서류양식을 이용하면 더욱 효과가 있다.

 더불어서 새로운 교재 대금 청구도 함께하면 유리하다.

라. 수강료 독촉장 일부이긴 하지만 수강료를 2~3개월 미납하는 경우가 있다.

이럴때 학원장은 고심하게 된다. 아이에게 수강료 이야기를 할수도 없고 학부모에게 전화 하기도 어려워 하다보면 2~3개월 밀리게 된다.

 이럴때 레슨비 독총장을 봉투에 넣어서 학생편에 보내는 방법이다. 많은 학원에서 효과를 보고있다.

사실 수강료가 5~6개월 밀리게 되면 그 학생을 포기해야 된다.

  마. 수료증 단과학원에 경우에는 각 과정 이수자에게 학원장 명의의 수료증을 발급해주면 학생들은 좋아한다.

 적은 금액을 투자하여 타 학원과의 차별화를 만드는 방법이다. (별것 아닌것같지만 중요합니다.)

바. 모범상 학원에서 많이 사용하는 방법이다. 학원에서도 학생지도 하는 방법으로 사용하면 효과있다.

매월 몇 명씩의 모범생을 선발하여 간단한 기념품과 함께 주는 방법이다.

 결석을 안하거나 말을 잘 듣거나, 여러가지 이유를 만들어서 학원 분위기를 정화 시켜 나가는 방법이 될수있다.

 적은 경비를 투자하여 큰 효과를 볼수있고 타 학원과 차별하여 학원운영에 도움이 된다면 이미 성공의 길에 들어선 것이다.

몇가지 서류를 준비 안하여 교육청 지도단속에서 적발되기보다 조금만 성의를 가지면 된다.